第一论文网免费提供办公档案论文范文,办公档案论文格式模板下载

对武威、黄羊两个省级开发区档案工作的调查与思考

  • 投稿石欣
  • 更新时间2015-09-22
  • 阅读量980次
  • 评分4
  • 79
  • 0

李树峰

为贯彻落实甘肃省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》,根据省档案局的安排,笔者对武威、黄羊两个省级开发区(园区)档案工作进行了调研。总体感觉两个开发区经过20余年的发展壮大和产业转型升级,引领和集聚效应日益显现,已经成为武威对外开放的窗口、经济发展的亮点和新的增长点。随着经济开发工作的不断深入,入驻企业、项目建设逐年增加,其产生的档案资料来源广、内容杂、门类多、数量大、成套性强,给管理提出的要求越来越高,应当引起档案部门与园区管委会的高度重视。

一,园区建设基本情况

两园区都始建于上世纪90年代,2006年被甘肃省人民政府批准确定为第一批省级开发区。武威工业园区是集体经济、食品及农副产品深加工、生物医药等主导产业和包装印刷、机械制造、新型建材、仓储物流、纺织服装、综合加工等配套产业为一体的省级农业产业化示范基地、循环经济示范工业园区、新型工业化示范基地。园区总规划面积22平方公里,现已建成6.8平方公里,入驻企业达1 15户,其中规模以上企业23户。园区现已累计完成固定资产投资142.4亿元,实现工业增加值120.5亿元,上缴税金7.1亿元。其中,2014年完成固定资产投资28.86亿元,实现工业增加值17.44亿元,上缴税金1.68亿元。黄羊工业园区是集食品加工、生物医药、现代物流三大主导产业为一体的国家级循环化改造示范园区、国家农业产业化示范基地、全国农产品加工创业基地和省级新型工业产业化示范基地。园区规划面积44平方公里,现已入驻工业企业90家,其中规模以上企业21家,累计完成固定资产投资116.9亿元。2014年,完成固定资产投资27.8亿元,实现工业增加值14.6亿元,上缴税金9919.8万元。

二,园区档案工作现状

l 管委会档案工作状况

(1)人员机构健全。两园区都初步建立了档案工作管理机构,制定了相应的档案工作规章制度,明确了档案工作人员的岗位职责,配备了专兼职档案员,在管委会办公室设立档案室,负责档案资料的收集与保管工作。

(2)工作逐步开展。自2011年以来,两园区管委会文件资料的收集整理已经纳入凉州区档案局年度文件材料立卷归档“百分制”考核工作。截至2014年,室存归挡文书档案达到近1 0000件。

(3)问题令人堪忧。两园区档案工作整体处于初始阶段,除文书档案外,财会、招商、规划、建设、市政管理等各部门形成的档案资料各自存放,分散保管,没有集中统一收集整理、立卷归档。管委会档案室面积狭小,且“八防”等设施配置不全,管理人员不够稳定,兼职岗位多,专业素质低,档案管理信息化程度低,开发利用无从谈起。

2入驻企业档案工作状况

(1)综合管理型。该类不到入驻企业总数的5%,包括省药物碱厂、武威移动公司、新疆天康饲料有限公司武威分公司等。其特点是企业领导比较重视档案工作,有分管领导,有归档制度,有专、兼职档案管理人员,有设备较为规范齐全的档案室。各类文件材料集中统一保管,档案实体整理较为规范,分类科学,保管期限划定准确,卷盒标注完整,有卷内目录和备考表,案卷排列有序。

(2)初步管理型。该类约占入驻企业总数的25%,包括普安药业、普华甜菊糖有限公司、鑫淼公司、黄羊河食品有限公司等。这类企业内部有规范的档案室,有专兼职档案员,各类档案资料都集中在档案室统一管理。再如达利集团,将不同种类的档案资料保存在不同部门,在行政主管部门设置文控室,负责保管企业的文书、合同等档案资料,由一名办公室文员兼职管理;而技术、设备、财务、生产、经营等档案资料则保存在相应的职能部门。其企业领导有较强的档案意识,也制定了文件材料归档制度并纳入企业管理制度之中,并对档案实体进行了初步的分类与整理,但是文件材料的分类归档、编目和编号等不规范,保管期限也没有划分,卷盒使用五花八门。

(3)无序管理型。其数量约占入驻企业总数的70%以上。这些企业档案工作处于放任自流状态,没有明确的档案人员进行管理,无库房设备;各类文件材料简单分散地堆放在各职能部门办公室的文件柜内,不分类目,不加整理;更有甚者,个别企业老总还自己管理文件。这些企业的档案管理尚处于一种本能的、自然的管理状态,只要用时能找到即可,档案信息得不到全面开发利用,档案在企业管理中的作用不能充分发挥。

三,园区档案工作存在问题的原因分析

1 档案意识淡薄

园区工作人员普遍档案意识淡薄,管委会及企业领导对档案法律法规和档案工作不甚了解,没有认识到档案是一种资源,是企业生产要素的重要组成部分,因而在园区建设管理和企业生产经营活动中不注意收集积累档案,不重视档案管理工作,忽视档案对园区和企业发展的作用,认为在档案管理上投入人力、物力不合算,等一等、拖一拖也无关紧要。他们没有把档案工作纳入发展规划和日常工作中去,档案资料随着人员流动、领导更换而丢失现象严重,全面开展档案工作和规范管理更是奢谈。

2人员调动频繁

由于人员调动频繁,造成管委会、特别是入驻企业的档案人员很少有机会参加档案管理业务培训,不熟悉、不具备档案管理专业知识和操作技能,对文件材料的收集、鉴定、整理、归档等基本业务环节不了解。加上档案员身兼数职,兼职档案工作又不纳入业绩考核,不直接与职称、工资挂钩,因而使他们产生了应付差事的想法,认为自己反正千不长,干好千坏也不影响升迁,档案工作的稳定性、连续性不能保障。

3制度保障缺失

园区多数企业没有按照国家档案局“10号令”的规定制定系统规范的档案工作管理制度,虽然管委会在《开发区档案管理暂行规定》下发后,对原有的归档制度进行了一些修订完善,但仍然存在某些方面内容过于笼统、原则的问题,导致“有规难依”。如:有关归档范围、保管期限、管理体制等规定,在实际操作中缺乏针对性和可操作性,致使档案的收集、整理、保管和利用等都无章可循,管理的随意性大,档案资料的完整性、准确性、系统性、安全性都难以得到有效保障。

4业务监管不力

业务监管不力表现在两个方面:一方面,由于园区管委会工作机制不健全,职能职责不明确,其精力主要集中在区域行政和经济管理上,在档案管理方面缺乏专业人员,无心也无力对企业档案工作履行监管职能;另一方面,档案部门也存在园区单位多是私营、三资企业,其档案属于企业主的私人财产,无必要对其加以管理的偏见。加之在日常的业务监管中,业务指导人员时不时地遭受企业管理人员的冷遇,因而对园区的档案行政执法与业务指导没有给予足够重视,不能经常深入到基层企业,导致不少问题未能及时发现,得不到督促整改。

四,加强园区档案工作的对策

1 理顺管理体制,加强法规宣传

首先,应把依法治档作为园区档案工作的重要原则和发展方向,纳入园区建设的日常管理,切实转变管理方式和管理思路,加快实现由过去传统的微观管理向宏观管理,由以业务指导为主向依法监管为主的转变,改进行政执法,完善监督机制,推进依法管档。其次,应充分运用电视、电台、报纸、网络等媒体加强档案法规宣传。同时,通过在园区设立法律咨询点、举办档案知识讲座和岗位培训班、开展档案知识竞赛和档案法规“七进”等活动,宣传档案工作法律法规,报道档案工作中的典型案例、先进事例,学习档案工作规范、标准,以增强工作人员的法治观念,提高管委会及企业领导的档案意识和建档工作积极性,使其自觉走向依法治档的途径,努力实现从“要我建档”向“我要建档”的转变。

2健全领导机构,优化管理网络

在目前园区规模还达不到成立档案馆条件的情况下,应尽快建立健全相应的档案工作机构,成立综合档案室,实行各种门类、载体档案的集中统一管理。这就要从组织领导上加以重视,在队伍建设上落实措施,把档案工作列入园区建设和发展规划,列入领导议事日程,明确分管领导,配备与档案工作相适应的专(兼)职档案人员,建立相应的档案管理网络。即:管委会——办公室——档案室——各工作部门——企事业单位环环相扣,各环节真正担负起相应的档案工作职责,确保园区的档案工作管理到位,不致失控。

3加强制度建设,提高管理效能

依据《档案法》《甘肃省档案条例》《开发区档案管理暂行规定》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,制订更为具体明确的开发区、企业档案管理制度和相关的工作规范,对文件材料的收集、整理、保管、利用和归档范围、工作职责、管理体制等作出明确规定,使档案工作有法可依、有章可循,逐步走向制度化、规范化、标准化的管理轨道。

4.突出监管重点,创新监管方式

档案行政管理部门重点抓好对园区各类建设项目档案的清查、补验工作,并对新开工及在建的工程项目档案开展登记、检查、指导,对完工工程项目的档案资料组织竣工验收,尽快解决入驻企事业单位的建档问题和工程项目档案的管理问题,实现园区档案工作由以管委会机关文书档案为主向园区各机关、企事业单位各种门类、载体档案全方位开展的转变。(作者为武威市档案局副局长/甘肃武威/733000)

责任编辑:李函梦